Time Management untuk Para Entrepreneur : 8 Cara Jitu Menerapkannya

Time management untuk entrepreneur merupakan hal yang penting dari apa pun, terutama dalam berbisnis.

Banyak orang yang menjalankan sebuah pekerjaan tapi mereka lupa tentang time management.

Mereka beranggapan bahkan menyepelekan time management. “Time management? Kan sudah ada toolsnya? Untuk apa susah-susah?”

Kalimat di atas mungkin benar, namun kenyataannya adalah memiliki sistem yang dapat merealisasikan project-project kita secara nyata 10x lebih penting dibandingkan dengan berbagai tool di luar sana.

Sebuah laporan menunjukkan bahwa pada tahun 2015, produktivitas di negara US menurun lagi sebesar 2.2% dibandingkan tahun 2014.

Pada artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami step by step sebuah sistem agar waktu yang digunakan dalam kegiatan kewirausahaan menjadi fokus dan lebih produktif.

Mari kita mulai pembahasannya…

Table of Contents

Apa itu Produktivitas?

Produktivitas Anda adalah sebuah hasil output dari suatu kegiatan dalam periode waktu tertentu. Produktivitas juga digunakan sebagai tolak ukur.

Bagaimana Cara untuk Memastikan Produktivitas?

Sebenarnya produktivitas equation itu relatif simple.

Output units / Human Hours = Productivity

Mari kita bersikap jujur, mengaktifkan mentalitas bukanlah untuk mengukur setiap hal yang kita lakukan dari hari pertama, ini tentang membangun sesuatu dan mendapatkan customer yang membayar.

Jadi, meskipun ini bukanlah sesuatu hal yang Anda ingin tracking setiap saat, tapi akan lebih baik jika Anda memiliki pemahaman tentang produktivitas ketika Anda berniat untuk me-manage waktu sebagai entrepreneur.

Time Management untuk Entrepreneur

Anda pernah melihat kegiatan sekretaris yang bolak-balik sepanjang hari? Mereka seperti ditarik sana-sini tapi mereka bisa menggenggam segelas kopi dan laporan di tangannya. Seperti tidak ada yang harus dikerjakan lagi.

Atau apakah Anda memiliki asosiasi di linkungan Anda yang selalu mencari proyek-proyek baru karena mereka terjebak dengan segala sesuatu? Bagaimana mereka melakukannya?

Apakah Anda pernah berpikir dan berharap bisa mendapatkan ekstra 1 jam tambahan untuk mengejar ketertinggalan sebelum Anda memulai proyek pertama Anda? Artikel ini punya jawabannya!

Teruslah membaca dan perhatikan beberapa tips berikut untuk meningkatkan maneuver jadwal Anda dari hari ke hari tidak peduli apapun karir Anda saat ini!

1. Beri Jeda Waktu

Carrie Aulenbacher, seorang penulis sekaligus freelancer di Fridgemagazine.com berbagi pengalaman dalam menjalankan proyek menulis freelancenya dan juga menjaganya agar tetap stabil. Ia hanya melakukan 1 hal.

Ia mengatakan,

“Mencoba melakukan terlalu banyak hal pada sebuah proyek dalam 1 hari bisa menyumbat kreativitas dan menahan saya untuk kembali menyelesaikan pekerjaan lain.”

Carrie membuat rencana untuk menyelesaikan proyek-proyek jangka panjang dan memberikan jeda waktu kepada dirinya untuk menciptakan kualitas kerja tanpa menimbulkan stress karena dikejar deadline.

Dengan beristirahat, ia dapat kembali mengisi ulang tenaganya untuk mempersiapkan diri dalam menyelesaikan proyek jangka panjangnya.

Untuk mendapatkan hasil, tedapat sesuatu yang bekerja di belakang produktivitas, yaitu sistem bukan tool.

Anda bisa membuat jadwal pekerjaan yang dapat diatur waktu penyelesaiannya. Untuk memudahkan, Anda bisa membaginya menjadi 3 periode, seperti

¼ bulan
1 bulan
6 bulan

2. Time Travel

Ini bukan tentang sebuah keinginan untuk memutar kembali waktu yang telah berlalu, tetapi lebih ke arah bagaimana Anda MENGHABISKAN waktu.

Jauhkan notebook untuk 2 minggu ke depan dan mulailah mencatat ketika Anda memulai dan menghentikan proyek serta pada saat beristirahat .

Cobalah untuk tetap mentracking hal-hal berbeda yang Anda lakukan dan catat waktunya.

Ada juga sejumlah aplikasi time management online yang dapat membantu Anda dalam melakukan hal ini.

Dalam 2 minggu, hitung berapa banyak waktu setiap kegiatan yang Anda lakukan dan kemudian kategorikan kegiatan tersebut.

Apakah sekarang Anda dapat melihat di bagian mana Anda lebih banyak menghabiskan waktu?

Dengan menyadari hal ini, Anda akan sangat terbantu dalam menentukan prioritas terhadap jenis pekerjaan yang akan diselesaikan terlebih dahulu.

a. Email

Jika Anda menghabiskan lebih dari 1 jam sehari untuk melakukan pengecekan/membalas email, mulailah untuk mengatur timer pada ponsel Anda saat pertama kali duduk setiap hari.

Prioritaskan mana yang perlu dibalas dan dikirim, kemudian usahakan untuk mengubah email Anda menjadi off sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan.

b. Inbox

Jika Anda menghabiskan waktu lebih dari 30 menit setiap pagi untuk mencari kumpulan data di inbox Anda, pertimbangkan untuk membuat file yang diberi label setiap departemen sehingga rekan kerja Anda tahu dimana harus menempatkan file dalam inbox.

Minta mereka untuk menggunakan tanda ‘URGENT’ jika ada sesuatu yang benar-benar harus diselesaikan hari itu juga.

Hal ini akan membantu dan memudahkan Anda dalam mengumpulkan data-data penting.

Anda menggunakan Gmail atau Google Apps? Manfaatkan fitur filter!

Terdapat fitur yang serupa kalau Anda adalah pengguna Outlook.

c. Breaktime

Apakah Anda menyadari ketika mentracking waktu, jam makan siang Anda menjadi tergeser?

Ini bisa berupa godaan untuk chatting dengan rekan kerja dan terjebak dalam percakapan atau berlama-lama di dekat dispenser air minum ketika ada suatu hal yang tidak ingin kita kerjakan.

Namun pertimbangkanlah untuk menempatkan stress yang ada pada diri Anda nanti. Aturlah timer pada ponsel Anda dan tetap berpegang pada waktu istirahat Anda! (bisa jadi Anda akan mengalami kenaikkan gaji!)

d. Meeting

Apakah beberapa meeting sepertinya memakan seluruh pagi Anda? Lihat bagaimana meeting ini terstruktur. Apakah beberapa rekan kerja mengoceh? Apakah topiknya garing dan berubah menjadi percakapan yang kosong?

Anda dapat mengusulkan untuk membuat agenda dan menyusun jadwal meeting secara ketat.

Ambil beberapa menit, kemudian lakukan review pada setiap meeting untuk membantu rekan kerja Anda agar dapat melihat berapa lama waktu yang dihabiskan dan apa yang diperbincangkan.

Menumbuhkan rasa kerjasama tim pada semua anggota bisa membantu Anda dalam mencapai hasil yang maksimal dari meeting tanpa harus membuang-buang waktu.

3. Membuat Daftar

Ternyata dengan menulis semua tugas secara ilmiah telah terbukti menciptakan koneksi dalam pikiran Anda antara informasi pendengaran dan informasi tertulis.

Menambahkan tugas dan menuliskan apa yang Anda dengar memberikan otak Anda koneksi serta membantu Anda mengingat lebih baik.

Ketika Anda menerapkan hal ini, Anda akan menyadari saat menuliskan semua tugas secara otomatis akan melekat pada pikiran Anda. Ini sangat bermanfaat.

a. Daftar Harian

Ini akan membuat Anda tetap on the track untuk menyelesaikan tugas di pagi hari. Ketika Anda sudah terbiasa, buatlah daftar berikutnya sebelum Anda selesai bekerja pada sore hari sehingga Anda siap untuk esok hari.

Daftar pendek ini juga akan membantu Anda untuk mentracking hal-hal kecil yang harus segera ditinggalkan. Tujuannya, agar Anda tetap fokus pada pekerjaan.

b. Daftar Bulanan

Daftar bulanan ini akan memberi Anda gambaran yang lebih besar tentang tugas dari minggu ke minggu.

Misalnya Anda ingin memecah tugas proyek jangka panjang Anda menjadi bagian yang lebih kecil. Anda bisa menempatkan mereka dalam daftar bulanan

Jadi, Anda akan memiliki reminder ketika Anda mulai mengerjakannya setiap hari.

c. Daftar Tahunan

Jaga agar tugas Anda tetap pada jalurnya, jadi Anda dapat mengingat semua bagian kecil dari puzzle yang Anda selesaikan.

Anda dapat memulai goals tahunan dengan membuat resolusi tahun baru. Gunanya? Untuk memotivasi diri Anda pada hari-hari yang sulit.

4. Sinkronasikan Diri Anda

Anda akan tahu bahwa Anda termasuk kategori orang yang aktif pada pagi hari atau siang hari ketika Anda mulai bergerak untuk bekerja.

Sikronasikan tugas harian yang paling menantang dan selesaikan ketika Anda dalam kondisi paling prima di hari yang sama.

Ibaratnya seperti ketika Anda siap menekan tombol, tugas kantor akan mengalir. Tangani tugas yang sulit terlebih dahulu dan singkirkan mereka ketika sudah selesai.

Jika Anda dapat melakukan pekerjaan lebih baik setelah makan siang, buat rencana tugas pada pagi hari yang lebih kecil kemudian yang lebih besar untuk siang hari.

Hargai diri Anda yang kuat pada hari itu dan jangan membebani diri Anda ketika Anda tidak berada di kondisi prima.

5. Break Sejenak

Cobalah untuk tidak membuat kebiasaan makan di meja kerja sebagai cara untuk menghemat waktu agar Anda mendapat waktu lebih untuk menyelesaikan pekerjaan.

Hal ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi. Tapi mengatur waktu untuk makan siang yang baik dan pergi dari meja kerja Anda, dapat membantu Anda menjadi lebih segar pada saat kembali bekerja dan siap untuk menghadapi sore hari.

Anda tidak dapat memberikan usaha terbaik Anda setelah 4-5 jam menatap layar dan tidak bergerak.

Break merupakan hal yang baik dan membawa inspirasi ketika Anda merasa stuck dengan masalah pekerjaan yang sedang dihadapi.

Jika tidak ada hal yang lain, buatlah jadwal di mana Anda dapat berolahraga sedikit di meja kerja Anda, bahkan jika hanya tersedia 5 menit tidak menjadi masalah. Setidaknya membantu agar menjaga aliran darah dalam tubuh Anda tetap bergerak!

6. Stop Reaching

Anda pernah memperhatikan meja kerja Anda dan akhirnya menyadari bahwa ternyata semua yang ada di atas meja berantakan.

Berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan ketika mencari perlengkapan kantor yang Anda butuhkan setiap hari?

Lihat semua perlengkapan yang Anda gunakan dan cek seberapa sering Anda menggunakannya.

Begini contoh cara mengaturnya :

Jika Anda menggunakannya 10x/hari – tetap letakkan di atas meja Anda dalam jangkauan 30 cm.
Jika Anda menggunakannya 5x/hari – tetap dalam jangkauan 45 cm atau di laci atas meja Anda.
Jika Anda menggunakannya sekali/hari – menyimpannya di ujung meja atau di laci kedua.
Jika Anda jarang menggunakannya – menyimpannya di laci bawah atau lemari yang berdekatan.

Anda mungkin akan menggunakan pulpen setiap hari, tetapi tidak semua pulpen setiap hari. Untuk menampungnya, Anda bisa menggunakan cangkir pulpen dan meletakkannya dengan jarak 45 cm. Untuk pulpen yang sering digunakan, cukup letakkan pada tempat yang mudah dijangkau.

Jika Anda tidak memiliki ruang di atas meja Anda untuk langsung menjangkau perlengkapan, memanfaatkan rak untuk menciptakan ruang ekstra di bawah monitor Anda, di mana Anda dapat menyimpan apa yang Anda gunakan terus-menerus.

7. Menjaga agar Tetap Bersih

Sebuah meja kerja yang berantakan bisa memperlambat kinerja orang bahkan hal ini juga berlaku untuk pekerja yang rajin dan termotivasi.

Apakah area meja kerja Anda penuh dengan catatan tua, kwitansi, daftar, dan kekacauan umum?

Tentu saja Anda ingin meja kerja Anda menjadi tempat yang ramah dan nyaman untuk bekerja. Awalnya memang iya, tapi kemudian semua di luar kendali lagi! Bukan hal yang mudah untuk mempertahankan hal ini.

Berikut ini ada 2 jenis items yang bisa Anda pertimbangkan untuk diletakkan pada meja kerja Anda atau tidak.

Handy Items (yang dapat dibawa kemana-mana)

Cellphone holder
Pembersih tangan
Business card holder
Tatakan untuk satu cangkir
Bingkai foto
Wadah kecil berisi permen
Kamus
Kalender motivasi

Clutter Items (yang dapat menyebabkan berantakan)

Beberapa bingkai foto
Boneka dari bulu
Papan buletin akademi yang sudah lama
Pernak-pernik
Beberapa gadget dalam satu tempat
Beberapa peralatan dapur (cangkir, piring, sendok, dll)

Mengatur apa yang Anda miliki di meja kerja tidak hanya memunculkan aura profesionalisme tetapi akan membuat Anda tetap fokus dan on the track serta produktif setiap hari.

8. Memberi Warna

Hal ini bukan hanya berlaku dalam memadukan warna pada pakaian atau memilih suatu benda favorit yang ingin dibeli, tetapi juga memadukan warna dengan cara Anda mengatur file.

Warna yang mengkoordinasi folder setidaknya bisa membantu Anda dalam hal memilah dan memprioritaskan folder apa dan untuk proyek atau divisi mana.

Banyak aksesoris desktop yang berwarna-warni dan membantu Anda agar tetap clear pada tugas yang sedang dikerjakan.

a. Post-it

Ambil post-it berwarna pink untuk menandakan tugas yang urgent dan hijau untuk menunjukkan finalisasi atau penyempurnaannya.

b. Paper Clip

Urutkan invoices yang jatuh tempo dengan paper clip berwarna yang berbeda untuk memudahkan Anda secara visual dari invoices customer yang lama dengan yang baru.

c. Highlighter

Berikan warna pada setiap proyek atau divisi yang dapat membantu Anda dalam menjaga laporan saat memeriksa invoices.

Kesimpulan

Anda telah sampai pada penhujung artikel. Dan yang bisa dipetik dari artikel ini adalah jangan merasa takut dengan waktu dan bersiaplah untuk terorganisir.

Sekali Anda memiliki sistem untuk time management kemudian mengatur serta mengelolanya dengan baik, Anda tidak perlu kebingungan lagi untuk memanfaatkan waktu yang ada agar menjadi lebih produktif dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Terakhir, dorong diri Anda dengan goal-goal kecil agar tetap termotivasi. Intinya adalah untuk menikmati pencapaian dan tidak mengkritik diri sendiri karena memang tidak ada yang sempurna. Anda telah mengupayakan yang terbaik.

Selamat mencoba!

Baca juga artikel yang berhubungan seperti :

Bila Anda memiliki kesulitan atau cerita menarik dan ingin disampaikan mengenai time management Anda atau pengalaman yang berhubungan dengan topik ini kepada Digitalmarkerter.id dan pembaca lainnya, Anda dapat mengisi kolom di bawah ini.

8 Langkah Jitu Time Management Untuk Entrepreneur